Если закупить много материалов, то можно быть уверенным, что их точно хватит даже в непредвиденной ситуации, а еще «заморозить» цены и сэкономить на доставке от поставщика. Но есть и обратная сторона: для большого количества запасов нужен большой склад, а деньги, вложенные в них, нельзя использовать на другие цели. Разберемся, как организовать управление материальными запасами так, чтобы они всегда были в достатке, но при этом зря не пылились на складе.
Какие бывают материальные запасы в производстве
Материально-производственные запасы (МПЗ) включают в себя:
- сырье, материалы, комплектующие;
- незавершенное производство;
- готовую продукцию.
Выделяют несколько видов запасов в производстве:
- Текущие. Они обеспечивают непрерывное производство в необходимом объеме. Например, если вы поставляете готовую продукцию пяти оптовым покупателям, то товаров должно хватить каждому из них. Как правило, текущие запасы составляют большую часть всех запасов производственного предприятия.
- Страховые (резервные). Нужны на всякий случай: например, если поставщик задержит поставку, у вас появится новый покупатель и объем производства нужно будет увеличить. Размер страховых запасов зависит от того, как быстро вы сможете получить новые поставки. Например, если поставщик сырья работает на соседней улице и может в случае чего привезти дополнительную партию материалов за несколько часов — то достаточно иметь небольшой страховой запас. Другое дело, если вы заказываете материалы с другого конца страны или из-за рубежа. В этом случае полезно иметь резерв, которого хватит на несколько недель или даже месяцев.
- Подготовительные. Есть не в любом производстве. Это запасы, которые требуют предварительной обработки, прежде чем их отправят в производство. Например, свежую древесину нужно высушить, окрашенные деталям — дать время высохнуть
- Сезонные. Такие запасы есть у предприятий, объем производства которых увеличивается или уменьшается в зависимости от времени года.
Зачем нужна система управления запасами производства
Формировать запасы наобум нельзя — нужно учитывать несколько нюансов:
- Материально-производственные запасы — это «замороженные деньги. Чем меньше у вас запасов, тем больше свободных средств, а значит, возможностей для развития.
- Хранение большого количества запасов требует дополнительных трат. Некоторым товарам достаточно дополнительного склада. А другим нужны особые условия хранения. Например, чтобы хранить молочные или мясные изделия, нужно холодильное оборудование, а оно обходится недешево. Кроме этого, большое количество товаров можно просто не успеть продать — они испортятся, потеряют товарный вид и в итоге их придется списать в убыток.
- Если МПЗ недостаточно, бизнес может потерять деньги. Например, не сможет взять выгодный заказ из-за нехватки ресурсов или быстро подстроиться по увеличившийся спрос.
- Поставщики часто предлагают скидки за крупные заказы. Нельзя сразу поддаваться на акции — нужно подсчитать реальную выгоду. Возможно, чтобы получить скидку в 3–5%, вам придется заказывать в 3–4 раза больше сырья, чем обычно. А такое количество МПЗ вам просто негде хранить. В итоге вся скидка уйдет на аренду нового склада.
Главная задача управления запасами — обеспечить оптимальное количество МПЗ, которого будет хватать для бесперебойного производства и удовлетворения спроса, но которое при этом не будет излишним.
Как организовать контроль запасов на производстве
Управление МПЗ на производстве предполагает решение четырех вопросов:
- сколько единиц продукции нужно произвести;
- когда должна быть готова конкретная партия;
- как учитывать запасы и готовую продукцию;
- как оптимизировать затраты на содержание запасов.
Планирование производства и запасов
Для начала необходимо определить:
- сколько материалов нужно для производства каждой единицы продукции;
- каковы потребности покупателей — сколько товаров они хотят у вас купить;
- сколько товаров производить, чтобы удовлетворить спрос;
- какие запасы готовой продукции необходимо сформировать, чтобы обеспечить своевременную отгрузку покупателю;
- сколько сырья нужно закупить, чтобы произвести необходимое количество продукции.
Например, компания Николая производит йогурты. Предприниматель заказывает молоко у местного производителя, а закваску и фруктовые наполнители — у крупных поставщиков. У Николая есть три оптовых покупателя: магазин с эко-продуктами, сеть мини-маркетов формата «у дома» и предприниматель, торгующий молочной продукцией на рынке.
Магазин с эко-продуктами заказывает по 500 йогуртов в понедельник и четверг, мини-маркет — по 2 900 йогуртов в среду, а предприниматель на рынке — 300 йогуртов в пятницу. Получается, что Николай должен производить не менее 4 200 йогуртов еженедельно. Но на случай, если покупатели захотят заказать дополнительную партию, кто-то из поставщиков задержит поставку или часть продукции придется списать по браку, компания производит дополнительно еще 500 йогуртов в неделю — всего получается 4 700.
Производство работает пять дней в неделю — с понедельника по пятницу. Чтобы выполнять план, компания производит 1000 йогуртов с понедельника по четверг, а в пятницу, когда у рабочих сокращенная смена, — 700 йогуртов.
Чтобы понять, сколько ингредиентов нужно заказывать для производства, Николай предварительно рассчитал нормативы для каждого йогурта:
- молоко — 100 мл;
- закваска — 0,2 г;
- фруктовый наполнитель — 10 мл.
Чтобы производство могло беспрерывно функционировать, Николаю нужно держать на складе не менее 470 л молока, 0,94 кг закваски и 47 л фруктового наполнителя каждую неделю.
Местный производитель поставляет молоко один раз в две недели. А закваску и фруктовые наполнители Николай получает раз в четыре недели. Получается, что предприниматель будет каждый раз заказывать не менее 940 л молока, 3,76 кг закваски и 188 л фруктового наполнителя.
Учет МПЗ в производстве
Для управления запасами производства обычно используют товароучетные программы. Например, Николай ведет учет в Большой Птице 2.0 — онлайн-системе для складского, оперативного и управленческого учета.
Заполняя каталог товаров, предприниматель сразу добавил калькуляции для дальнейшего производства йогуртов.
Во время регистрации производства в системе калькуляция добавляется автоматически. Это позволяет сэкономить время на заполнении полей и избежать ошибок в расчетах.
С помощью Большой Птицы 2.0 также можно контролировать остатки сырья и готовой продукции — они отражаются в отчете «Остатки материальных запасов». В нем можно посмотреть не только количество МПЗ, но и их себестоимость. Отчет может предоставить данные об остатках на любую дату.
Кроме этого, в Большой Птице 2.0 можно отслеживать спрос — это позволяет планировать объем продаж, производства и необходимого количества сырья. В отчете «Общие продажи» можно увидеть, сколько товаров было продано за определенные период, сколько выручки и прибыли вы получили, какова себестоимость и рентабельность продукции.
Как понять, что система управления запасами построена неправильно
Неправильное управление складскими запасами можно определить по нескольким признакам:
- Простои в производстве. В идеале производственный процесс должен быть непрерывным — так вы сможете максимально использовать мощности оборудования и получать максимум прибыли.
- Медленная оборачиваемость склада. Оборачиваемость склада — это срок, за который товар на складе превращается в деньги. Если оборот занимает несколько недель, а то и месяцев, то товаров у вас слишком много.
- Большое количество неликвидных остатков — материалов, которые вы не можете пустить в производство, и товаров, которые вы не можете продать.
- Высокие расходы на хранение. Если вы заметили, что тратите значительную часть бюджета на хранение, значит, вы покупаете слишком много материалов и не успеваете их расходовать.
- Большое количество списаний. Это может происходить из-за того, что вы производите слишком много скоропортящихся товаров и не успеваете их продать до окончания срока годности.
Что запомнить
Материальные запасы на производства бывают четырех видов: текущие, подготовительные, сезонные и страховые. Важно, чтобы количество запасов было оптимальным: достаточным для непрерывного производства и удовлетворения спроса на рынке, но не избыточным — иначе хранение может «украсть» все деньги и компания не сможет развиваться.
Если система управления запасами построена неправильно, то бизнес может столкнуться с простоями в производстве, медленной оборачиваемостью склада, большим количеством неликвидных остатков и списаний, высокими затратами на хранение.
Рассчитать оптимальное количество запасов и контролировать производство можно с помощью товароучетной программы, например, Большой Птицы 2.0. Система позволяет учитывать передачу запасов в производство, выпуск готовой продукции, создавать нормы расходы для изготавливаемых товаров и рассчитывать себестоимость.
Комментарии
Оставьте первый комментарий