Приемка товара по количеству и качеству: как организовать и провести

Приемка позволяет проверить качество товара, обнаружить недостачи, излишки, брак и другие несоответствия. Отдельного документа, который полностью регламентировал бы приемку товаров, нет. Поэтому разобраться во всех нюансах бывает непросто. В статье рассмотрим основные правила приемки и расскажем, как принимать товары по количеству и качеству.

Общие правила приемки товаров

Основные правила приемки для поставщиков и покупателей указаны в §3 гл. 30 ГК РФ.

Договор поставки

Перед приемкой покупатель и продавец составляют договор поставки, в котором подробно прописывают условия, по которым будет осуществляться приемка:

• период, место и объем поставки;
• перечень товаросопроводительных документов;
• права и обязанности покупателя и поставщика;
• порядок оплаты;
• допустимый уровень отклонения цены и объема продукции;
• сроки проверки товара покупателем после приемки;
• способы урегулирования претензий при несоответствии.

Правила для поставщика и покупателя

Чтобы приемка прошла успешно и между сторонами не возникало конфликтов, следует соблюдать следующие правила:

Сроки проверки товара

Проверять качество и комплектность лучше сразу, но можно сделать это и позже. При поставке в пределах одного города стандартно дается 4 часа для скоропортящейся продукции и 10 дней для остальной. При иногородней поставке — сутки для скоропортящейся продукции и 20 дней для остальной. Для выявления скрытых недостатков у покупателя есть 4 месяца с момента поставки.

Как подготовиться к приемке товара

Прежде чем принимать товар на склад, убедитесь, что:

1. На складе достаточно места. Отведите под новую поставку необходимое количество стеллажей и полок. Не забудьте, что для некоторой продукции нужны особые условия хранения. Например, скоропортящиеся продукты следует хранить в холодильнике. Разграничьте зоны на складе так, чтобы новая партия не смешивалась с товарами, которые у вас уже были.
2. Сотрудники знают, как проводить приемку. Проведите инструктаж, повесьте памятки в зоне разгрузки. Укажите в них, что нужно делать и в каком порядке, какие документы оформить. Это позволит минимизировать ошибки.

Порядок приемки товара по количеству и качеству

Как правило, товары покупателю привозит водитель-экспедитор — во время приемки он представляет поставщика. Со стороны покупателя выступает кладовщик, старший продавец или сам предприниматель — важно, чтобы сотрудник нес материальную ответственность и у него была доверенность.

Если во время приемки обнаруживается несоответствие, ее следует остановить и составить акт (ТОРГ-2). Он позволит подтвердить претензии покупателя к поставщику. А если выяснится, что товар был украден во время транспортировки или отгрузки, акт приложат к уголовному делу.

Иногда приемщик может обнаружить ошибки или опечатки в документах. Например, могут быть неправильно указаны реквизиты компании, название товара, его количество и т.д. В таком случае покупатель имеет право отказаться от товара и попросить поставщика составить документы, как положено.

Приемка продукции по количеству

Главная цель такой приемки — проверить, соответствует ли товар, который вам привез поставщик, сведениям в товаросопроводительной документации. Ответственный за приемку сотрудник должен:

• Осмотреть тару на повреждения.
• Пересчитать товар и взвесить при необходимости.

• Сверить коды маркировки, наименования товаров на упаковке, сертификатах соответствия и товаросопроводительных документах.
• Сравнить цены: если подписать накладную с ошибочными ценами, оплачивать товар нужно будет по ним.
• Поставить печать и подпись на товарной накладной, если с товаром и документами все в порядке.

В ходе приемки важно проверить документы, вес брутто (с упаковкой) и количество мест (ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т.п.). Более тщательную проверку можно провести и позже, когда экспедитор уедет.

Приемка продукции по качеству

Проверка качества подразумевает:

1. Сверку с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом‑фактурой.
2. Осмотр изделий по внешнему виду, консистенции, базовой комплектации.
3. Оценку скоропортящихся продуктов по запаху.

Можно проводить сплошную проверку и вскрывать каждую тару. Или проверять товар выборочно — в этом случае вскрываются только некоторые упаковки. Выборочная проверка осуществляется, когда товаров слишком много или вы ограничены во времени, и позволяет исключить полную пересортицу или поступление на склад полностью бракованной партии. Если во время транспортировки была повреждена тара, нужно обязательно проводить сплошную проверку.

В каких случаях можно не принимать товар

1. Товар испорчен: на нем есть сколы, царапины, дыры, вмятины и т.п. (ч. 2 ст. 478, ч. 1 ст. 518 ГК РФ).
2. Товар просрочен или сроки годности на упаковках отличаются от заявленных.
3. Отсутствуют комплектующие или обязательная документация: сертификаты соответствия, техпаспорты, инструкции по эксплуатации (ч. 2 ст. 464 ГК РФ).
4. На импортных товарах нет русифицированных этикеток (ст. 8 закона «О защите прав потребителей»).

Что делать, если вы хотите отказаться от сотрудничества с поставщиком

Если вы потеряли доверие к поставщику и больше не хотите с ним работать, то можете расторгнуть договор поставки. Согласно статье 523 ГК РФ, односторонний отказ покупателя от исполнения договора возможен только в случае серьезных нарушений со стороны поставщика:

• поставки товаров ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок;
• неоднократного нарушения сроков поставки товаров.

Чтобы расторгнуть договор, необходимо направить поставщику письменное уведомление. В нем нужно указать причину, по которой вы не хотите продолжать сотрудничество. Договор поставки будет считаться расторгнутым в момент получения уведомления поставщиком.

Если существенных нарушений не было, то расторгнуть договор можно только по соглашению сторон (ст. 450 ГК РФ).

Как автоматизировать приемку товаров

Организовать приемку проще, если вы ведете учет в системе складского учета. Например, Большая Птица 2.0 позволяет оформлять поступление товаров, исходя из данных заказа. Таким образом, у вас перед глазами будет перечень товаров, которые должен привезти поставщик. Вы сможете сравнить эти данные с данными в накладной и заметить расхождения. А еще функциональность Большой Птицы 2.0 позволяет сразу оформить нужные документы.

Что запомнить

Перед приемкой необходимо составить договор поставки и подготовиться. Важно, чтобы на складе было достаточно места, а у сотрудников была памятка с алгоритмом действий. Принимать товар может только материально-ответственное лицо.

Приемка товара по количеству предполагает сверку товара с документацией, пересчет и взвешивание. Чтобы принять товар по качеству, необходимо также оценить комплектность, внешний вид, консистенцию и запах.